2009年7月29日

PDF全應用:轉檔、編輯,一氣呵成

PDF」是現在文件流通非常重要的一環,拜其跨平台、能保有文件原有版型之賜,成為現今正式文件交流非常倚重的檔案格式。但也因這種特殊規格,想要轉檔、編輯PDF文件通常沒有一些功夫不行,因此特地整理我們可能在使用PDF上可能預見的幾種狀況、並提出解決方法,試著幫其他碰上相同問題的朋友排除困難。




Q:我該如何將文件轉為PDF檔?
理論上,要將文件轉成PDF,只能用PDF原創自家的Adobe Acrobat,但現在我們可以從網路上找到許多替代方案。一般來說,我們最常碰到的需求是「我要如何將office文件轉檔成PDF呢」?

其實一點都不難,直接開啟office文件,然後選擇「另存新檔」就可以了。什麼!?這麼簡單,沒搞錯吧。是的,我真的沒搞錯,請看下圖,有圖有真相:

「這怎麼辦到的呢?怎麼我的office文件的另存新檔,沒瞧見這項功能?」,免緊張,其實這是微軟自家出的office增強套件,名叫「SaveAsPDF」,大小約七百多K,非常迷你,但功能可一點都不迷你。我們只要下載安裝完成之後,重新開啟offcie文件,就能在「另存新檔」的功能列,看到存成PDF的選項了。

根據我自身的使用經驗,這項套件除了堪稱是微軟office文件轉PDF最直覺的應用方式,轉完的PDF完整度也非常高,我還沒瞧見掉字、版型錯亂等等情況,十分推薦。

更多SaveAsPDF的使用方式,請您點選這裡觀看。


Q:那麼,我要如何將PDF轉檔成可供編輯的office文件?
有更多的情況,是我們必須將現有的PDF轉檔成可供編輯的文件格式,這又該怎麼辦呢?別擔心,現在網路上有許多類似的轉檔服務,上Google打入關鍵字,列出來一卡車,不是沒得選,是真不知道該怎麼選。

尤其這方面的選擇要特別注意,第一是對中文的支援問題,有的轉檔中文字元支援不好、要不就完全不支援,選擇時要稍微注意。第二是轉檔後的下載問題,有的服務不是馬上轉馬上好,而是要你提供e-mail信箱,等待網站排程輪到你的文件,才會寄連結給你下載轉檔完成的文件。其中我推薦下面兩個PDF的轉檔服務:

1.convertpdftoword.net:點選「瀏覽」即可進行上傳轉檔,網站支援中文文件,但注意上傳文件不要是中文檔名。轉檔完成之後會立即提供你連結進行下載,轉出來的文件除了偶爾會掉了幾個字以外,堪稱完美。

2.cometdocs:另一個值得推薦的PDF轉檔服務,直接按下「Browse」即可上傳文件進行轉檔,同樣支援中文,也支援中文檔名。轉出來的文件完整度也非常高,與上面不同的是必須提供e-mail等待網站完成轉檔,完成之後將會將連結寄到信箱,對於有立即需求的人來說可能顯得緩不濟急。

其實PDF的轉檔服務還有許多,您可以點選這裡,看更多的介紹。


Q:我不需要轉檔,只要這份PDF其中一兩頁就好,又該怎麼辦?
有時一份PDF往往動輒上百頁也是常有的事情,但是我們並不需要全部,只要其中一兩頁,或是想將一份PDF檔一分為二,切割成兩個獨立的PDF檔,又該怎麼辦?不妨試試Free PDF Tools這個好用的免費工具:

下載頁面請點選這裡。除了常見的分割、合併PDF檔之外,他還提供對PDF檔加浮水印、頁碼、頁首頁尾、重新排列、加密等功能,非常完整。另外安裝前必須先安裝GhostScript(執行安裝程式時,如下圖所示請點選第一個選項),程式會自動下載安裝,非常容易使用。


以上三種情況,該可以滿足一般對PDF使用上的要求。其實文件轉檔、特別是將PDF轉成可供編輯文件,如果PDF裡文字、圖片過多,或版型太過特別,怎麼轉還是會怎麼錯亂,並沒有十全十美的解決方案。不過話又說回頭,PDF的誕生本來也不是為了編輯用,因此這也不是PDF的錯,本末倒置就反而奇怪了,哈。



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